Tổng hợp cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng Anh năm 2021

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh là một trong những kỹ năng cơ bản mà bất cứ ai dù đã đi làm hoặc còn đang thực tập đều phải biết. bởi trong cuộc sống cũng như trong công việc, không có ai lại không bao giờ mắc sai lầm. khi có vấn đề xảy ra, bạn cần là người nói ra lời xin lỗi đầu tiên để cố gắng giải quyết ổn thỏa mọi việc. còn nếu bạn không có đủ tự tin thì thư điện tử sẽ là một công cụ vô cùng đắc lực. hãy cùng tìm hiểu cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh để áp dụng nhiều hơn vào cuộc sống hằng ngày nhé!

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

Mục lục

 Nghĩ trước khi viết

trước khi bắt đầu cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh, hãy nghĩ kỹ về những gì game thủ định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. ví dụ như, nếu
người chơi đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như webex). nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

 viết email thật đơn giản

cách viết email xin lỗi sếp  sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. ví dụ như “bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “bạn có dữ liệu này chưa?” nếu email của game thủ nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của game thủ.

 viết kiêng dèmail ngắn

mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì
người chơi sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. theo bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì game thủ đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

 sử dụng dòng subject

mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh
dụng cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng subject cần phải rõ ràng. theo bertolo,“hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng subject”

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

 Đặt cấu trúc cho kinh hồnmail

theo bertolo, “một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng. nếu bạn muốn xin lối sếp thì hãy làm rõ cấu trúc cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh trước khi gõ.

 làm chủ kinh hãimail của mình

bertolo cho rằng nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “tôi có thể giúp gì được hay không? tôi đã cung cấp đủ thông tin cho
người chơi hay chưa?”

 Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu

cách
người chơi giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của
người chơi như thế nào. tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. ngay cả khi ai đó gửi đến
người chơi một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “tại sao dự án của
người chơi lại chậm trễ như thế?”.cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “tại sao game thủ lại…”, “bạn phải…..”, “tôi chắc chắn là game thủ sẽ đồng ý với việc …”, và “tôi không hiểu tại sao game thủ …”. những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

 cẩn thận trong việc chọn blind copy và reply all

theo bertolo, lý do duy nhất để sử dụng blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để báo cáo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. không sử dụng blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.nên tránh sử dụng reply all. ví dụ như sếp của game thủ gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và game thủ cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của
người chơi thôi. theo bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.

Văn phong phù hợp:

email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp. nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi mail bàn thảo nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn. với bạn bè, người thân, hãy viết những gì bạn nghĩ, nói những điều bạn muốn một cách thoải mái, không cần dè chừng ý tứ, miễn là truyền tải được nội dung chính một cách rõ ràng, dễ hiểu. vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.

lời chào đúng đắn:

dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. với những email cần sự trọng thể, tốt nhất là nên mở đầu bằng “dear” cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng mr, ms trước tên riêng. trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này. với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” “chào buổi sáng”… để mở đầu.một điều cần chu đáo là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. với email trang trọng, có thể dùng “kind regards”, văn phong gần gũi hơn có thể dùng “regards” hoặc “best” thay lời kết. nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

gửi file đính kèm:

dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100kb. nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không. hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật gọn ghẽ, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như google docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.Đọc thêm tại:

cách gửi email xin lỗi sếp bằng tiếng anh thế nào cho chuyên nghiệp?

 trình bày sự việc

bạn sẽ kể lại câu chuyện đã xảy ra thế nào? hãy cố gắng thật thành thật về các chi tiết trong câu chuyện. bạn phải nhận thấy và tỏ ra thật sự hối lỗi về mọi chuyện, chỉ như thế mới giúp người đọc tin vào sự thành khẩn của bạn.ví dụ bạn có thể mở đầu bằng câu: what i did last weekend was horribly, inappropriate, disrespectful, and wildly selfish._____”( những gì mình đã làm vào cuối tuần trước thật là sai lầm, khủng khiếp, thiếu tôn trọng và cực kỳ ích kỷ._____)

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh

 thể hiện sự nuối tiếc

Ở phần này trong cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh bạn sẽ
biểu hiện thật rõ ràng mình cảm thấy có lỗi thế nào.ví dụ,
người chơi có thể viết:

this is really a terrible thing for me to have done to you after how warmly you have helped me since i started working here. you have not only shown your beautiful, warm care to me as a friend, but you have also shown me support and kindness that i never could have possibly
sợxpected. to hurt you in this way was an insult to kinh hoảngverything that you have done for me and i really hate myself for that
Đó thật sự là một điều tồi tệ của tôi đã làm với bạn sau những gì bạn đã giúp đỡ tôi từ khi tôi mới bắt đầu làm việc ở đây. bạn không chỉ biểu thị vẻ đẹp của mình, quan tâm tới tôi như một người bạn, mà bạn còn cho tôi sự ủng hộ và tử tế mà tôi không bao giờ có thể có thể tưởng tượng được. làm bạn tổn thương theo cách này là sự xúc phạm đến mọi thứ bạn đã dành cho tôi và tôi thật sự ghét bản thân mình vì điều đó.

 quan điểm của game thủ

Đây là phần không bắt buộc vì tùy theo hoàn cảnh sự việc mà bạn sẽ viết thêm. có thể bạn không cố ý gây ra lỗi hoặc theo một cách khách quan thì không hoàn toàn là lỗi của bạn. tuy nhiên, trong cách viết thư xin lỗi bằng tiếng anh đúng chuẩn, bạn nên vẫn giữ giọng văn khách quan và vẫn bộc lộ sự xin lỗi khi viết.ví dụ: “i hope you understand that that was never my intention. while i can’t truly know how this feels to you, i can certainly understand that what i did was one of the worst things i could possibly have done to you.” ( mình
chờ đợi bạn hiểu rằng tôi không bao giờ có ý định đó. mặc dù tôi không thể thật sự biết cảm giác ấy đối với bạn như thế nào, tôi có thể chắc chắn rằng những gì tôi đã làm là những điều tồi tệ nhất tôi đã gây ra cho bạn.)

Giải pháp khắc phục (Solution)

sẽ rất tốt nếu bạn có thể đề xuất những cách để sửa lỗi hoặc giảm bớt những tổn hại, tổn thương mà bạn gây ra. Đưa ra các giải pháp thiết thực mà bạn có thể thực hiện sẽ giúp người đọc cảm thấy bạn đang chịu nghĩa vụ cho lỗi của mình. bao gồm giải pháp khắc phục chứng tỏ bạn đã hiểu khá sâutải về cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anhmong rằng các bước hướng dẫn trên đã phần nào giúp game thủ đọc giải đáp được thắc mắc về cách viết email xin lỗi sếp bằng tiếng anh. các game thủ đừng quên đồng hành cùng với ahayne.com ở các bài viết sau để biết thêm nhiều điều bổ ích khác nhé!

Mẹo Hay - Tags: