Cách viết email cảm ơn khách hàng là một trong những kĩ năng vô cùng cần thiết dành cho những ai đã và đang đi làm. Ngày nay, sự cạnh tranh khách hàng ngày càng khốc liệt, bởi lượng công ty xuất hiện càng nhiều. Chính vì thể nếu không thể hiện được phương châm “khách hàng là thượng đế” hoặc trao cho khách hàng sự hậu mãi tốt thì rất có thể các bạn sẽ đánh mất đi những khách hàng tiềm năng cho công ty. Vì vậy, đừng chần chừ thêm nữa mà hãy tự trang bị cho mình một cách viết email cảm ơn khách hàng thật hay thật chuẩn để áp dụng vào công việc bạn nhé!
Vì sao có cách viết email cảm ơn khách hàng
- Khách hàng sẽ cảm thấy gắn bó, tầm quan trọng của mình đối với doanh nghiệp đã sử dụng sản phẩm qua thư cảm ơn.
- Thông qua thư cảm ơn khách hàng thấy được tầm của người lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp.
- Thay vì tổ chức những buổi tri ân khách hàng sẽ rất tốn kém và cũng không thể diễn ra thường xuyên được thì thư cảm ơn sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm chi phí.
Những lỗi cần tránh trong cách viết email cảm ơn khách hàng
Chờ quá lâu để gửi
Bạn nên cố gắng gửi lời cảm ơn trong vòng 24 giờ sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ hoặc cùng ngày. Khách hàng thường đưa ra quyết định về dịch vụ chăm sóc của bạn vì vậy bạn cần chắc rằng họ nhận được lời cảm ơn trước khi họ lựa chọn các dịch vụ của đối thủ cạnh tranh.
Nội dung cảm ơn quá chung chung
Thư cảm ơn chỉ có thể phát huy được tác dụng nếu nội dung được cụ thể hóa, sử dụng tên khách hàng để cá nhân hóa thông điệp. Nội dung chung chung sẽ gây nên cảm giác nhàm chán, thậm chí còn có thể phản tác dụng. Nội dung thư ngắn gọn, chi tiết, tập trung vào mục đích chính sẽ mang tới hiệu quả tốt hơn.
Thời điểm không thích hợp
Một sai lầm phổ biến mà các nhà hàng, khách sạn hiện nay đang gặp phải chính là chọn sai thời điểm gửi thư cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ. Hãy gửi thư cảm ơn ngay khi họ kết thúc hành trình trải nghiệm của mình, thường là trong vòng 24 giờ sau khi rời khỏi khách sạn, nhà hàng.
Sai chính tả là một điều tối kỵ
Bất kỳ văn bản nào cũng cần sự chính xác về mặt ngôn từ, đặc biệt là chính tả. Một lá thư cảm ơn chỉn chu phần nào thể hiện sự chân thành của người gửi. Những sai lầm này có khả năng tạo cảm giác khó chịu, để lại những ấn tượng không tốt cho đơn vị.
Lấy mẫu thư có sẵn trên mạng
Đây là điều không nên khi viết thư cảm ơn khách hàng. Đừng nghĩ rằng chỉ cần lên mạng tải về một bức thư có sẵn, thay tên đổi họ rồi gửi đi là xong. Khách hàng dễ dàng nhận ra mẫu thư này. Qua đó, họ có thể cho rằng bạn là người lười biếng, thiếu sáng tạo và tất nhiên không ai đánh giá cao một dịch vụ chăm sóc khách hàng như vậy của một doanh nghiệp cả.
Chỉ gửi lời cảm ơn đến 1 khách hàng trong khi gặp một nhóm khách hàng
Mỗi khách hàng là mỗi cá thể riêng biệt và là một người sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp với những cách cảm nhận khác nhau vì thế cần phải có lời cảm ơn đến từng khách hàng của mình như một sự trân trọng họ. Hãy xem lời cảm ơn là sự kết nối với từng vị khách hàng, xây dựng mối quan hệ với họ để có được ấn tượng tốt đẹp.
Cấu trúc cách viết email cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh
Cho dù bạn sử dụng hình thức nào để viết lá thư cảm ơn, có một số thành phần bạn luôn luôn phải để vào trong lá thư của mình, đặc biệt là trong cách viết email cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh
Phần mở đầu cách viết email cảm ơn khách hàng
Thông tin liên lạc của bạn: bao gồm tên, địa chỉ, thành phố, tiểu bang hoặc mã zip, số điện thoại cũng như địa chỉ email của bạn
Địa chỉ người thích hợp. Khi bắt đầu bức thư, hãy nói với người nhận bằng lời chào phù hợp. Nếu như thân mật có thể dùng mẫu câu: “Dear Mr. Lastname.” hoặc “Dear Firstname. Có thể nêu tên thân mật nếu bạn biết rõ về người đó, hãy sử dụng tên của người đó. Nếu không, hãy gọi Mr, Ms hoặc một chức danh thích hợp khác.
Nói lời cảm ơn. Đến điểm ghi chú của bạn một cách nhanh chóng. Nói những lời cảm ơn bạn trong một hoặc hai câu đầu tiên, để người đó biết tại sao bạn viết. Nếu bạn đang gửi email, hãy bao gồm cả cụm từ “thank you” trong dòng tiêu đề.
Phần nội dung cách viết email cảm ơn khách hàng
Về phần nội dung cách viết email cảm ơn khách hàng Hãy chắc chắn rằng bạn xác định những gì bạn đang nói cảm ơn tới đối phương. Đi vào một chút chi tiết, để người đó hiểu chính xác những gì bạn đánh giá cao. Ví dụ, nếu bạn đang nói lời cảm ơn với ai đó đã cho bạn lời khuyên công việc , hãy giải thích chính xác những gì bạn thấy là hữu ích nhất. Nếu bạn đang nói lời cảm ơn sau một cuộc phỏng vấn xin việc , hãy nhắc nhở người đó về một thời điểm cụ thể từ cuộc phỏng vấn (hoặc nhắc nhở anh ấy hoặc cô ấy lý do tại sao bạn phù hợp với công việc). Một chút chi tiết trong phần nội dung này giúp cho người đó thấy những gì bạn thực sự đánh giá cao, và tại sao bạn lại viết bức thư này.
Bức thư cần đơn giản và tập trung vào tự nhiên. Bạn nên duy nhất khoảng trắng chữ cái và nhớ để lại một khoảng trống giữa các đoạn văn. Định dạng chuẩn là sử dụng các phông chữ đơn giản như Arial, Times New Roman hoặc Verdana với phông chữ nằm trong khoảng từ 10-12 điểm.
Nếu đó là một lá thư theo dõi phỏng vấn xin việc, đoạn đầu tiên sẽ xoay quanh bạn cảm ơn người quản lý đã dành thời gian để phỏng vấn bạn. Đoạn thứ hai sau đó sẽ phác thảo các lý do tại sao bạn là một ứng cử viên bất khả thi cho một công việc nhất định. Bạn có thể liệt kê các kỹ năng cụ thể mà bạn sở hữu khá quan trọng cho một công việc nhất định.
Trong trường hợp bạn quên đề cập đến một số bằng cấp quan trọng trong buổi phỏng vấn xin việc, bạn có thể đưa thông tin này vào thư cảm ơn của bạn trong đoạn tiếp theo.
Nói lời cảm ơn một lần nữa. Trước khi kết thúc hãy nhắc lại sự đánh giá cao của bạn.
Đọc thêm tại:
https://ahayne.com/13-kem-danh-rang-cho-be-2-tuoi-it-bot-mui-hoa-qua-an-toan-gia-tu-25k.html
Phần kết thúc cách viết email cảm ơn khách hàng
Phần kết. Sử dụng cách đóng thích hợp , chẳng hạn như “Best” hoặc“Sincerely”. Sau đó kết thúc bằng chữ ký của bạn. (Chữ ký có thể viết tay nếu viết thư hoặc đóng dấu đánh máy nếu email điện tử).
Trong trường hợp bạn thấy mình rơi vào tình huống mà công ty đã chọn đưa ra quyết định tuyển dụng một cách nhanh chóng, thì việc viết một email cảm ơn bạn gửi tin nhắn cho họ là điều thích hợp. Điều này sẽ đảm bảo rằng người quản lý nhận được phản hồi của bạn trong thời gian tốt.
Định dạng của cách viết email cảm ơn khách hàng
Hình thức của cách viết email cảm ơn khách hàng
Bạn có thể chọn viết tay hoặc viết thư. Cả hai tùy chọn đều được chấp nhận nhưng thư cảm ơn viết tay sẽ có một liên lạc cá nhân với nó. Trong trường hợp bạn thấy thoải mái hơn khi gõ một lá thư cảm ơn, hãy làm điều đó vì nỗ lực của bạn sẽ được đánh giá cao theo một trong hai cách. Dưới đây là một vài lời khuyên để làm theo trong khi ở đó:
- Trong trường hợp bạn đã chọn viết tay bằng cách sử dụng bút màu đen hoặc màu xanh. Viết bằng chữ in hoặc cách khó hiểu hoàn toàn phụ thuộc vào bạn, chỉ cần đảm bảo rằng nó dễ đọc.
- Đối với những người chọn nhập chữ cái, tốt nhất là sử dụng phông chữ dễ đọc. Nên sử dụng Times New Roman hoặc Arial. Điều này chủ yếu áp dụng cho thư cảm ơn chuyên nghiệp.
Lựa chọn văn phong cách viết email cảm ơn khách hàng
Bạn có thể giữ nó chuyên nghiệp hoặc đi theo cách thông thường tùy thuộc vào hoàn cảnh. Người nhận thư của bạn sẽ ra lệnh theo phong cách đã giải quyết. Phong cách được sử dụng cũng sẽ được xác định bởi tính chất của món quà nhận được. Kết quả cuối cùng là trình bày bức thư theo cách tốt nhất cho thấy bạn biết ơn chân thành cho một dịp hoặc cử chỉ nhất định.
- Trong trường hợp bạn đang gửi thư cảm ơn đến sếp của bạn, tốt nhất bạn nên giữ nó chuyên nghiệp cho các thiết lập văn phòng chính thức. Điều này cũng sẽ khiến bạn cân nhắc việc sử dụng văn phòng phẩm chất lượng cao và văn phong và phông chữ của văn bản sẽ giống với một lá thư kinh doanh chuyên nghiệp.
- Đối với một lá thư bình thường cho bạn bè hoặc người thân, bạn có thể thoải mái một chút và quyết định thể hiện nhiều hơn tính cách của bạn. Bức thư sau đó có thể trở nên buồn cười theo một cách nào đó và bạn có thể sử dụng văn phòng phẩm mà bạn chọn.
Quy trình cách viết email cảm ơn khách hàng
Lời chào
Bắt đầu với lời chào. Điều này nên theo cách mà bạn cảm thấy rất tự nhiên. Trong trường hợp tình bạn của bạn không chính thức, bạn có thể sử dụng một biệt danh hoặc một hình thức ngắn. Nhưng đối với một lá thư cảm ơn chuyên nghiệp, lời chào nên được chính thức trong tự nhiên. Bắt đầu với vấn đề được chấp nhận rộng rãi và điều này sẽ làm việc cho bất kỳ thư cảm ơn. Bạn bè hoặc người thân có thể được giải quyết với một giọng điệu ít chính thức hơn.
Thể hiện cách mà bạn biết ơn
Thể hiện lòng biết ơn của bạn một cách chân thành nhất. Đoạn đầu tiên nên được sử dụng để thể hiện mức độ biết ơn của bạn. Giữ thư cảm ơn của bạn ngắn và chính xác đặc biệt là thư cảm ơn chuyên nghiệp. Hãy cố gắng hết sức có thể để cụ thể với những gì khiến bạn phải biết ơn và bạn có thể đưa ra một mô tả ngắn gọn về điều tương tự để mang lại cho bức thư một cảm nhận cá nhân.
Nhắc đến những gì mà người nhận dành cho bạn
Ghi lại một vài dòng về cách món quà có tác động đến bạn. Sau khi biết ơn bạn có thể mở lòng và bày tỏ bạn đã vui mừng biết bao khi nhận được món quà. Điều này có nghĩa là làm cho người hoặc tổ chức cảm thấy được đánh giá cao và được khuyến khích để làm tốt hơn nữa trong trường hợp lần sau. Thật tốt khi thành thật và chân thành trong khi làm điều này.
Thể hiện sự quan tâm của bạn đến người nhận thư
Đối với một lá thư cảm ơn không chính thức, bạn có thể hỏi về người nhận dự định. Điều này sẽ giúp thể hiện mức độ bạn quan tâm và đánh giá cao người đó. Bạn có thể thắc mắc và bạn có thể chia sẻ một số phát triển thú vị gần đây trong cuộc sống của bạn. Bằng cách chạm vào các phần khác từ phần biết ơn, bạn sẽ phân biệt thư của bạn với thư cảm ơn tắt thông thường. Điều này cũng có tác dụng làm cho người khác cảm thấy dễ chịu và dễ tiếp nhận những nhận xét đánh giá cao của bạn.
Phần kết thúc thư
Đóng thư cảm ơn có thể khó khăn vì mong muốn của bạn là kết thúc nó theo cách giữ cho người nhận hạnh phúc. Đối với một lá thư cảm ơn chuyên nghiệp, bạn cũng sẽ không muốn đi đến điểm vượt qua ranh giới chính thức của bạn. Thật tốt khi xem xét tất cả các yếu tố này và chọn những gì sẽ phù hợp nhất cho một lá thư cảm ơn nhất định.
Lưu ý khi viết thư
Thời gian viết thư
Viết và gửi thư cảm ơn của bạn càng sớm càng tốt. Đừng trì hoãn việc gửi lời cảm ơn, đặc biệt là sau buổi phỏng vấn xin việc. Không gửi thư cảm ơn sau một cuộc phỏng vấn có thể làm ảnh hưởng đến cơ hội được tuyển dụng của bạn. Còn nếu bức thư cảm ơn về một món quà, gửi sớm sẽ giúp xác nhận rằng bạn đã nhận được món quà và bạn cũng biết ơn về điều đó.
- Nếu bạn muốn cảm ơn ai đó hoặc một tổ chức đã tặng bạn một món quà thực sự, chẳng hạn như quyên góp hoặc dành một lượng đáng kể thời gian của họ, tốt nhất bạn nên viết thư cảm ơn thực sự cho họ. Thời gian thêm dành cho việc viết thư cảm ơn sẽ được đánh giá cao.
- Nếu bạn chọn gửi email, sẽ rất tốt nếu bạn mất thời gian trong khi đến với nó. Điều này là để đảm bảo rằng nó được sáng tác tốt và cũng chu đáo.
Tích cực nhưng chân thành
Thể hiện lòng biết ơn của bạn, nhưng đừng quá nhiệt tình. Mọi người có thể nói khi một lời cảm ơn là không thành thật. Ví dụ, nếu bạn đang cảm ơn nhà tuyển dụng sau khi viết đơn nghỉ việc, bạn nên bày tỏ lời cảm ơn và tập trung vào những gì bạn thích khi làm việc ở đó. Tuy nhiên, đừng nói dối và nói rằng bạn yêu tất cả mọi thứ nếu bạn không thực sự. Tập trung vào những điều tích cực, nhưng đừng nói dối. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng trân trọng lời cảm ơn của bạn hơn.
Cá nhân hóa các từ ngữ trong bức thư
Cá nhân hóa từng lá thư cảm ơn mà bạn gửi là một lưu ý bạn phải chú tâm. Ví dụ nếu bạn gửi lời cảm ơn đến mọi người mà bạn đã phỏng vấn cho một công việc, hãy thêm một vài điều vào mỗi ghi chú về cuộc trò chuyện cụ thể của bạn với từng người. Đừng chỉ sao chép và dán cùng một thông điệp cho mỗi người – điều này sẽ xuất hiện dưới dạng không trung thực.
Độ dài của thư
Hãy cố gắng nhiều nhất có thể để làm cho độ dài của chữ cái tương ứng với món quà mà người ta đã nhận được. Một món quà hoặc đóng góp chu đáo và đắt tiền xứng đáng được giải quyết trong một lá thư dài. Đối với những cử chỉ nhỏ, một vài dòng sẽ làm được nhưng đừng tạo ấn tượng rằng bạn không coi nó có giá trị như trước. Tuy nhiên trong một số trường hợp thư cảm ơn nên ngắn gọn và đặc biệt nên bao gồm nhiều đoạn nhỏ bên trong. Và cũng đừng quên kiểm tra lại toàn bộ nội dung cách viết email cảm ơn khách hàng trước khi gửi đi nhé!
Tải vềcách viết email cảm ơn khách hàng
Hy vọng bài viết này phần nào giải đáp được thắc mắc của bạn đọc về cách viết email cảm ơn khách hàng. Mong rằng những thông tin trên sẽ góp phần ít nhiều vào con đường phát triển sự nghiệp của các độc giả. Đừng quên đồng hành cùng với ahayne.com ở các bài viết khác để biết thêm nhiều điều thú vị khác nhé!
--------↓↓↓↓↓↓--------
Tặng bạn Mã Giảm Giá Lazada, Shopee, Tiki hôm nay
Công cụ Mã Giảm Giá của Ahayne được cập nhật Mã Giảm Giá mới liên tục và ngay lập tức từ các sàn thương mại điện tử uy tín. Sử dụng cực dễ dàng, bạn không cần phải copy và dán thủ công Mã Giảm Giá như trước kia nữa.- Cách 1: Nhấn vào "Lấy code" và "Sao chép", hệ thống sẽ tự động chuyển bạn đến trang Lazada/Shopee/Tiki và lưu mã vào tài khoản của bạn. Mã Giảm Giá sẽ TỰ ĐỘNG áp dụng trực tiếp khi bạn đặt mua hàng.
- Cách 2 (chỉ cho sàn Shopee): Gõ tên sản phẩm hoặc dán link sản phẩm vào ô bên dưới, Ahayne tìm giúp bạn Mã Giảm Giá phù hợp. Thực hiện tiếp các bước như ở Cách 1 để lưu mã giảm giá vào tài khoản Shopee của bạn
- Các mã giảm giá đều có giới hạn về số lượng và thời gian cũng như sẽ có điều kiện áp dụng cho từng sản phẩm đi kèm, bạn lưu ý dùng sớm nhất có thể để không bỏ lỡ nhé.
- Nên chọn các mã giảm giá có điều kiện "áp dụng toàn sàn", "áp dụng toàn ngành hàng", "áp dụng cho tất cả các sản phẩm"... như vậy bạn hoàn toàn yên tâm là 100% sẽ được giảm giá khi mua bất cứ sản phẩm nào.Thường xuyên ghé ahayne trước khi mua sắm, để săn được mã giảm giá ưng ý nhé.
---↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓---