Cách viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anhlà một trong những kỹ năng mà các bạn cần phải có, dù đã đi làm hay chưa. Bởi sẽ có những lúc sức khỏe không cho phép và cơ thể chúng ta cần nghỉ ngơi trước áp lực của công việc, cuộc sống. Chính vì thế việc có sẵn cho mình một cách viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh sẽ rất hữu ích và có lẽ sẽ phát huy tác dụng, giúp bạn trong kha khá trường hợp đặc biệt trong cuộc sống đấy.
Mục lục
Các bước cơ bản của cách viết đơn xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh:
Thông báo sớm cho người quản lý
Nếu trường hợp của bạn là bất khả kháng (như chữa bệnh, chăm sóc người ốm) hay bạn có thể lên lịch sớm (như tổ chức lễ cưới) thì hãy cho sếp của bạn biết sớm. Để được chấp thuận cho kỳ nghỉ đó, hãy nói chuyện trực tiếp với sếp bạn trước khi gửi email xin nghỉ phép chính thức.
Hãy thành thực
Trung thực và cởi mở về thời gian nghỉ phép của bạn cũng như lý do nghỉ phép (tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với sếp). Nếu lý do của bạn là bệnh tật hoặc chăm sóc thành viên gia đình bị bệnh, bạn không cần phải đi sâu vào chi tiết nếu không cảm thấy thoải mái.
Thảo luận về việc công việc của bạn sẽ được xử lý thế nào khi bạn vắng mặt
Hãy để quản lý của bạn biết bạn có kế hoạch phân phối công việc của mình trong kỳ nghỉ phép. Bạn có thể thỏa thuận với thành viên khác trong nhóm để họ tiếp nhận công việc của bạn, xử lý công việc từ xa nếu có thể,… hãy cho họ thấy bạn chủ động, có trách nhiệm và quan tâm đến công việc của mình.
Một số cấu trúc câu và lưu ý trong cách viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh
Một số cấu trúc câu để viết lý do
Các bạn đang phân vân không biết nên đưa ra lý do như thế nào cho hợp lý và lịch sự thì dưới đây sẽ là những gợi ý vô cùng hữu ích cho các bạn tham khảo.
I would like to ask permission for a day off from work on ….. (date) because ….. (reason) / Tôi viết thư này để xin phép (ông) bà cho tôi nghỉ một ngày vào …. (ngày) vì ….(lý do).
I am writing to request your approval for a day off on ….(date) for a family matter./ Tôi viết thư này để xin phép nghỉ một ngày vào ngày …. vì lý do gia đình.
I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term leave, from …. to… (date)/ Tôi đang viết thư này để cho anh biết rằng tôi thật sự cần nghỉ phép dài hạn, từ… đến… (ngày).
I am writing to request your approval for …. day leave for … (reason)/ Tôi viết thư này để mong anh đồng ý cho tôi nghỉ phép …. ngày vì … (lý do).
I am writing this letter to inform you that I need to take a day of absence on the … (date) of this month/ Tôi viết thư này để thông báo với anh rằng tôi cần nghỉ một ngày vào ngày… tháng này.
I request you to grant me … days of emergency leave for this reason./Tôi mong anh cho tôi nghỉ phép … ngày vì lý do khẩn cấp này.
I am writing this letter to let you know about my requirement for an important unexpected leave./Tôi viết thư này để anh biết về mong muốn xin nghỉ phép quan trọng và bất ngờ của tôi.
This letter concerns my request regarding my leave from … to …(date)/Thư này là về việc tôi xin nghỉ phép từ ngày… đến ngày …
Những lưu ý khi viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh
Tiêu đề thư nên rõ ràng: Một điều cần thiết và vô cùng quan trọng là tiêu đề thư nên rõ ràng về mục đích xin nghỉ phép của bạn. Nhiều nhà quản lý thậm chí chỉ để ý mỗi tiêu đề và lý do xin nghỉ phép do họ không có nhiều thời gian.
Nội dung cần ngắn gọn: Trước khi nghỉ phép, bên cạnh gửi thư, chúng ta cũng gửi email xin nghỉ phép cho cấp trên. Khi đó, thư xin nghỉ phép thực chất là bản tóm tắt nội dung email xin nghỉ phép của chúng ta, nên chúng ta không cần nhắc lại quá nhiều nội dung trong email. Với thư xin nghỉ phép, chúng ta chỉ cần đề cập ngày xin nghỉ phép và lý do xin nghỉ phép là đủ.
Phân tích cách viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh
Tiêu đề email:
Tùy thuộc vào hoàn cảnh, hãy viết một tiêu đề phù hợp với cách viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh đi kèm lý do nghỉ phép của mình. Hoặc chỉ đơn giản là đặt tiêu đề email là: Requesting leave of absence (Yêu cầu nghỉ phép) – [Tên của bạn]
Nghỉ phép hàng năm : Annual leave application
Nghỉ thai sản: Maternity leave application
Nghỉ do bị bệnh: Sick leave application
Nghỉ phép để chăm sóc người nhà bị ốm : Leave application due to the illness of a family member
Nghỉ phép khi có người thân trong gia đình mất : Leave application due to death in the family
Nghỉ phép một ngày : Leave application for marriage
Nghỉ phép nửa ngày : One-day leave application
Nghỉ phép để kết hôn : Half-day leave application
Lời chào:
Ngay cả khi bạn là bạn bè, có quan hệ tốt với sếp thì phải cần phải có lời chào đúng cách trong một email chính thức. Mở đầu bằng: Dear sir , Dear Ms/Mr [Tên sếp] hay điều gì đó tương tự.
Ví dụ : Dear Mr. Johnson, Dear Mrs. Jennifer,
Đoạn mở đầu: Bắt đầu cách viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh của bạn với yêu cầu xin nghỉ cũng như thời gian bạn xin nghỉ (ngày bắt đầu và kết thúc)
Người quản lý có rất nhiều công việc cần giải quyết trong ngày, vì vậy, với những email cần phê duyệt gấp như mail xin nghỉ việc, bạn nên đi thẳng vào trọng tâm ngay phần thân email.
Ví dụ: I am writing this letter to let you know that I am in need of a long-term/ short-term/one-day/ half-day leave.
Anh
Nội dung:
Giải thích rõ ràng lý do tại sao bạn cần những ngày nghỉ này. Điều này giúp hạn chế những hiểu lầm có thể xảy ra giữa bạn và sếp bởi họ hiểu được vì sao bạn lại đưa ra yêu cầu này.
Đây là thông tin chắc chắn không thể thiếu, liên quan trực tiếp đến việc mail xin nghỉ phép của bạn có được phê duyệt hay không. Vì trước khi duyệt mail, người quản lý sẽ phải kiểm tra lịch trình làm việc của tất cả nhân sự thuộc bộ phận của bạn, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ trong suốt thời gian bạn vắng mặt.
Bạn có thể ghi khoảng thời gian bạn muốn nghỉ hoặc ghi mốc thời gian bạn sẽ quay lại làm việc (nếu bạn muốn nghỉ phép ngay lập tức).
Ví dụ:
Kindly allow me a week-long leave, from {date} until the {date}.
I plan to return to work next week on {date}
Đoạn cuối cùng:
Ở đây bạn sẽ giải thích cách công việc được giải quyết khi bạn vắng mặt, cách bạn lên kế hoạch để công việc có thể được tiếp nhận bởi một người khác dễ dàng nhất (ví dụ như ghi chú chi tiết về dự án đang phụ trách,..). Và đừng quên cách có thể liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp.
Hãy thể hiện tinh thần trách nhiệm với công việc, với tổ chức thông qua việc sắp xếp kế hoạch làm việc trong thời gian bạn vắng mặt
Bàn giao công việc cụ thể cho đồng nghiệp cụ thể
Thường xuyên mở điện thoại để giải quyết phát sinh công việc khi cần
Ví dụ :
As I am going to be away for a long time, I have authorized {tên đồng nghiệp} to take over my responsibilities.
During the days of my absence from office, I can be reached at {email / số di động}.
Kết luận:
Kết thúc cách viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh của bạn với lời cảm ơn công ty và sếp xem xét yêu cầu của bạn. Tên và chữ ký của bạn.
Mẫu ví dụ:
Subject: Requesting a leave of absence
Dear Mr. Smith:
I would like to request a leave of absence for medical reasons. I will be having hernia surgery on September 1 and expect to return to work approximately three weeks later.
I can provide written documentation from the surgeon, if necessary.
Trên đây là một số phương pháp để triển khai cách viết email xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh mới nhất. Mong rằng thông tin trên đây ít nhiều cũng đã giúp bạn đọc giải đáp được thắc mắc của bản thân. Đừng quên đồng hành cùng với ahayne.comở các bài viết chất lượng sau để biết thêm nhiều điều thú vị, bổ ích khác nhé!
--------↓↓↓↓↓↓--------
Tặng bạn Mã Giảm Giá Lazada, Shopee, Tiki hôm nay
Công cụ Mã Giảm Giá của Ahayne được cập nhật Mã Giảm Giá mới liên tục và ngay lập tức từ các sàn thương mại điện tử uy tín. Sử dụng cực dễ dàng, bạn không cần phải copy và dán thủ công Mã Giảm Giá như trước kia nữa.
Cách 1: Nhấn vào "Lấy code" và "Sao chép", hệ thống sẽ tự động chuyển bạn đến trang Lazada/Shopee/Tiki và lưu mã vào tài khoản của bạn. Mã Giảm Giá sẽ TỰ ĐỘNG áp dụng trực tiếp khi bạn đặt mua hàng.
Cách 2 (chỉ cho sàn Shopee):Gõ tên sản phẩm hoặc dán link sản phẩm vào ô bên dưới, Ahayne tìm giúp bạn Mã Giảm Giá phù hợp. Thực hiện tiếp các bước như ở Cách 1 để lưu mã giảm giá vào tài khoản Shopee của bạn
Các mã giảm giá đều có giới hạn về số lượng và thời gian cũng như sẽ có điều kiện áp dụng cho từng sản phẩm đi kèm, bạn lưu ý dùng sớm nhất có thể để không bỏ lỡ nhé.
Nên chọn các mã giảm giá có điều kiện "áp dụng toàn sàn", "áp dụng toàn ngành hàng", "áp dụng cho tất cả các sản phẩm"... như vậy bạn hoàn toàn yên tâm là 100% sẽ được giảm giá khi mua bất cứ sản phẩm nào.Thường xuyên ghé ahayne trước khi mua sắm, để săn được mã giảm giá ưng ý nhé.